Ledningssystem och certifiering

Alla har egentligen ett ledningssystem/verksamhetssystem oavsett om det är dokumenterat eller inte, certifierat eller ej. AMAP har byggt verksamhetssystem under många år och det största var ett integrerat och certifierat kvalitet-miljö-arbetsmiljö-ledningssystem för en byggverksamhet med 4500 anställda. Det minsta var för en människo-/barnrättsorganisation med 16 anställda.
Vi hjälper er gärna rensa i dokumenten och bygga upp ett ledningssystem som är enkelt, tydligt och effektivt. Det finns inga regler som säger att systemet ska innehålla komplicerade dokumentnamn eller orden “rutin”, “skall” eller “måste”. Vi skriver ner hur ni gör helt enkelt, det brukar ta 2-14 månader beroende av storleken på verksamheten.
Vi arbetar främst med generella integrerade verksamhetsledningssystem och ISO 14001 miljöledningssystem men kan även ta fram ledningssystem inom arbetsmiljö (t ex ISO 45001), mot mutor (ISO 37001), kvalitet (ISO 9001), hållbara evenemang (ISO 20121) med mera. Det bredare området CSR/SR/Hållbarhet omfattas idag inte av ledningssystems-standarder men ISO 26000 följer samma struktur (se t ex IWA26). Alla ISOs ledningssystem följer samma struktur och cirka 30% av texterna är de samma. Vi kan hjälpa er att spara tid.
När vi deltar i att införa ett ledningssystem följer vi en ganska enkel modell:

  • Kontext: varför ledningssystem i just vår situation?
  • Påverkan: vad måste vi styra genom rutiner och/eller mål?
  • Policy och mål: var vill vi vara till när?
  • Integrera: är alla som behövs med i arbetet?
  • Uppföljning: hur går det enligt t ex internrevision och ledningens genomgång?
  • Förbättring: blir vi bättre?

Certifiering

Vi kan göra interna och externa revisioner men om ni vill certifiera er verksamhet behöver ni anlita ett av SWEDAC ackrediterat certifieringsorgan. Vi kan hjälpa er att förbereda och genomföra certifieringen. Arbetsgången brukar vara:

  1. Vi hjälper er välja certifieringsföretag. Just nu rekommenderar vi SP, DNV GL och Intertek.
  2. Ni blir tilldelade en revisor och bestämmer datum för första externa revisionen med hänsyn taget till hur mycket tid ni behöver för att vara redo
  3. Några månader före första externa revisionen skickar ni över era dokument för granskning
  4. Ni genomför interna revisioner, med vår hjälp om det behövs, och diskuterar alla resultat och avvikelser vid en så kallad ledningens genomgång för att besluta förbättringsåtgärder
  5. Vid första externa revisionen gör revisorn stickprov för att se om revisionsobjektet (er verksamhet) lever upp till kraven i revisionskriteriet (ert ledningssystem).
  6. När ni rättat till eventuella avvikelser som revisorn hittade rekommenderar revisorn er till det ackrediterade certifieringsföretaget som tar beslut om certifiering.
  7. Nästa externa revision sker oftast inom 12 månader och sedan löpande per år eller mer ofta/sällan. Byt revisor eller certifieringsorgan om ni inte är nöjda.